Přehled a pořádek nejen na cestách


Cestovní kancelář Kudrna je v oblasti cestovního ruchu dobře známá svojí originalitou a specializací na poznávací, zážitkové i adrenalinové zájezdy. Na trhu úspěšně působí již přes dvacet let a s naší mateřskou firmou Avito s.r.o. začala spolupracovat v loňském roce při realizaci nového webového portálu. Nakonec však nezůstalo jen u něj a během realizace webu došlo i na úvahy o novém systému pro řízení zájezdů a všech pracovníků, kteří se společností Kudrna spolupracují. Rozsáhlé plány a úvahy měl zrealizovat náš informační systém evidio, ovšem značně individuálně upravený dle konkrétních potřeb a představ klienta.

Když tabulky nestačí

Iniciativa na vytvoření a zavedení nového systému vznikla z potřeby modernizace a zefektivnění velmi složitého způsobu evidence a plánování stovek zájezdů, které cestovní kancelář Kudrna každoročně pořádá. Stávající řešení, které využívalo velké množství excelových tabulek se již stávalo silně nevyhovujícím a výrazně snižovalo potenciál a možnosti fungování společnosti.

Hlavním požadavkem klienta bylo zajistit přehlednou evidenci plánovaných zájezdů a jejich technického zajištění, včetně doprovodné agendy, jako například evidence ubytování, dopravy či personálního přidělení. Dále cestovní kancelář chtěla, aby systém evidoval také finance a řízení finančních toků jednotlivých zájezdů. Zároveň se měla sledovat rentabilita jednotlivých zájezdů z pohledu nákladů a naplnění kapacit.

Vše se točí kolem zájezdů

Individuálně připravené funkce systému umožňují zadávat, sledovat a řídit jednotlivé zájezdy, jejich termíny a kompletní technické zajištění. Systém pamatuje například na možnost duplikování již proběhlých událostí, protože se často jedná o opakované akce s velmi podobnými vstupy. Komplexnost řízení zájezdů se ukazuje na rozsáhlých možnostech zadávání parametrů u každé konané akce. Systém hlídá, aby pro každý vložený termín bylo zajištěno ubytování, doprava, doprovodné vybavení a proškolení průvodci.

Vedoucí zájezdů, takzvaní garanti, stejně jako jednotlivý externí spolupracovníci, kteří fungují jako průvodci přímo na zájezdech, mají do systému individuálně nastavený přístup. Široké možnosti omezení uživatelských práv umožňují konkrétním pracovníkům vidět pouze příslušné zájezdy, ke kterým jsou přiřazeni. Zároveň mohou externisté sami nabízet přes systém svoje časové možnosti a kapacity, čímž se autodelegují na jednotlivé akce, které CK připravuje.

Přehledné exporty a vedení agendy

Opravdovou vychytávkou systému jsou takzvané pohledové exporty, které umí vizualizovat celkové rozložení jednotlivých zájezdů v kalendáři během roku. Zobrazují jejich návaznost a termíny, dále ukazují který dopravce pojede daný termín s konkrétním dopravním prostředkem. A slouží také pro několik desítek externích průvodců jako orientační časový plán ukazující kdo kam a kdy pojede. Pro udržení aktuálnosti dat zde funguje pokročilá synchronizace s aplikací obstarávající rezervační systém zájezdů. Díky tomu jsou propojeny termíny zájezdů, obsazenosti a personálního zajištění a vše je pravidelně aktualizováno.

Samozřejmostí systému jsou běžné funkce CRM, jako je evidence kontaktů na klienty, dodavatele či partnery. Informační systém také umožňuje fakturační evidenci, vydávání dokladů nebo vkládání komentářů k nejrůznějším vloženým záznamům.

Perličkou v systému je pak vložený proces předzájezdové i pozájezdové kontroly, kterou provádí garant jednotlivých zájezdů. Ta je zárukou maximální spokojenosti klientů cestovní kanceláře, stejně jako je informační systém evidio garantem spokojenosti našeho zákazníka, cestovní kanceláře Kudrna.

Partneři a klienti

ACRA-MK AVITO GARMIN GENIUS MEDIA KSYSTEM ARKADIA KUDRNA OPTIMIOWINSITE

Podporované systémy

K2 I6 Pohoda MS Dynamics Money S3 Horry