Komplexní systém pro mnoho členů


Když naše mateřská společnost Avito s.r.o. v roce 2010 vstoupila do Asociace Českých Reklamních Agentur a Marketingové Komunikace, netušili jsme ještě, že budeme osloveni s poptávkou na vytvoření nového kompletního systému pro řízení a správu celé asociace. Tato nejstarší oborová organizace má širokou členskou základnu, která se aktivně spolupodílí na chodu asociace. Právě zásadní zlepšení a zefektivnění komunikace s členskou základnou byly hlavní požadavky na zavedení nového informačního systému. Systém evidio však tuto výzvu zvládnul a naše společnost mohla nabídnout klientovi plnohodnotný software s řadou funkcí naprogramovaných přímo na tělo asociaci AČRA MK.

Změna webu i systému v jednom

Myšlenka na zavedení nového systému se ve vedení AČRA MK rodila již delší dobu, ale až příprava nové webové prezentace se ukázala jako vhodný impuls na kompletní změnu systému řízení. Protože máme již řadu zkušeností se zaváděním systému pro řízení firmy včetně napojení na webovou prezentaci, věděli jsme co na nás v tomto projektu čeká. Také jsme začlenili do informačního systému možnost správy webového obsahu, která je u našich klientů velmi žádanou funkcí systému. Celý projekt tak byl již od svého počátku koncipován jako komplexní systém evidence členských agentur, řízení fungování asociace, komunikace mezi členy i externími subjekty a zároveň i propojení výstupů z členských agentur na web www.acra-mk.cz

Mnoho členů - mnoho funkcí

Nově připravený řídící systém vychází z IS evidio, ale zároveň přináší řadu nových funkcí a rozšíření, které jsou uzpůsobeny specifickým požadavkům při řízení asociace s více než padesáti členskými agenturami. Systém například umožňuje sledovat a řídit proces schvalování nových žádostí o členství, včetně hromadného vyjadřování stávajících členských agentur k novým zájemcům o vstup do asociace. Samostatnou částí je kompletní evidence členských agentur a s tím souvisejících údajů. Do systému jsou vkládány reference, podrobný rozsah nabízených služeb a také seznam specialistů a odpovědných osob v jednotlivých agenturách. Dále systém třídí reklamní agentury do jednotlivých kategorií podle nabízených služeb a specializací, takže lze snadno vyhledat Full-Servis agentura, či specializovaná společnost.

Důležitou součástí jsou možnosti komunikace pro externí subjekty, kterým systém umožňuje snadné oslovení členských agentur s nabídkou nebo poptávkou služeb. Podporováno je jak jednotlivé oslovení, tak i hromadná komunikace na všechny členské agentury. Ta je zároveň nabízena jako forma efektivní inzerce pro externí firmy. Vše funguje i naopak, a členové asociace tak mohou nabídnout přehledně své profesní služby externím subjektům přes elektronické tržiště. Pro členy je připraven i efektivnější proces vkládání aktualit a článků na web, který je navíc podpořen snadnějším schvalovacím procesem zveřejňování novinek ze strany vedení asociace.

Vše přehledně, online a bezpečně

Informační systém evidio má standardně zabudované moduly pro automatické emailové notifikace, které se rozesílají při operacích s daty na zainteresované subjekty. Díky tomu se značně zvyšuje rychlost komunikace, řízení všech procesů uvnitř asociace, ale také přehlednost a efektivita práce. Důležitou součástí je také podrobná práce s kontaktními údaji všech osob v agenturách, nebo široké možnosti nastavení podrobných informací o členských agenturách. Ty lze následně přes webové stránky asociace dohledat podle mnoha různých kritérií.

Bylo pamatováno i na důkladné zabezpečení přístupů přes SSL certifikát a zabezpečení dat šifrovaným přístupem k uživatelským účtům. Samozřejmostí jsou pravidelné denní zálohy všech dat, které jsou do informačního systému uložené.

Zavedení systému je již dokončeno a nyní se pracuje na obsahu a uživatelských datech, které jsou posledním krokem nutným k ostrému spuštění. Věříme, že systém evidio přinese asociaci AČRA MK společně s novou webovou prezentací nové obchodní a komunikační možnosti a výrazně napomůže ke stabilitě a dalšímu rozvoji celého sdružení reklamních agentur.

Partneři a klienti

ACRA-MK AVITO GARMIN GENIUS MEDIA KSYSTEM ARKADIA KUDRNA OPTIMIOWINSITE

Podporované systémy

K2 I6 Pohoda MS Dynamics Money S3 Horry